Minden utazásra létrehozunk egy viber-csoportot, melyen keresztül naponta egyszer küldünk fotókat, információkat az eseményekről. A workshop-ok időtartama alatt, a templomi programokon és az étkezések alatt a résztvevőktől azt kérjük, hogy némítsák le a telefonjukat a zavartalan részvétel érdekében, ezért a kapcsolattartás legalkalmasabb időpontja a reggeli program után és a reggeli étkezés előtti időszak (8:45-9:30), illetve a késő délutáni órákban (5:30-6:30 között) praktikus.

A kísérők felelősséget vállalnak a gyerekekre és arra is, hogy az adott szituációkat ott helyben, közösen megoldják. Ez a gyermekek szempontjából szintén része az önállósodás élményének. A félreértések és az egyoldalú információn alapuló konfliktusok elkerülése érdekében, szeretnénk kérni, hogy a szülők engedjék gyermekük problémamegoldó képességét kibontakozni. A helyzet megoldására irányuló telefonos próbálkozások a körülmény teljes ismerete nélkül nagyban nehezíti a kedvező megoldást, és sokkal többet árt, mint használ. 

18 év alatti fiatalok csak úgy léphetnek ki az országból, ha mindkét szülő aláírja a kísérőlevelet, amelyben engedélyt ad arra, hogy 18 év alatti gyermeke a felnőttkorú kísérő felügyelete alatt elhagyja az országot a kijelölt célországba a meghatározott időtartamra. Ezt az utazás előtt íratjuk alá a szülőkkel.

A nagy túljelentkezés, és az utazások limitált férőhelyei miatt nem könnyű összeállítani, hogy ki-hova-mikor menjen. Az utazáson való részvétel különleges kitüntetés, így az alábbi kritériumokat tartjuk szem előtt a tanulók/résztvevők kiválasztásánál. Ezeknek nem kell egyszerre teljesülniük, és nem fontossági sorrendben vannak említve, ugyanakkor ezek alapján fogjuk felállítani a sorrendet a jelentkezők között.

• A jelentkező életkora megfelel az utazásban megadott korosztálynak.
• A jelentkező, intézményünk aktív tanulója (13-18 éves korosztály)
• A jelentkező tanulónak nincs tisztalapja, és nem volt az elmúlt félévben egyéb viselkedési, szabálykövetési problémája (a Gurukula diákjaira értendő, 13-18 éves korosztály)
• A jelentkező gyermek szülei/gondviselői támogatják az intézményt és annak tanárait, együttműködők, valamint bíznak az utazás szervezőiben és a gyermeke(i) kísérőinek kompetenciájában.
• A jelentkező még nem vett részt Erasmus+ programban
• A jelentkező nem vett részt Erasmus+ utazáson az előző évben, vagy előző alkalommal

Minden évben jelentkezhetsz egyszerre több, korosztályodnak megfelelő utazásra, de nem garantált, hogy be tudsz kerülni. Érdemes minden olyan utazásra jelentkezned ami felkeltette az érdeklődésedet, hiszen a csoportok összetétele változatos, és mindig van esélyed!